Делаем внутренние процессы удобнее: промежуточные итоги оптимизации в министерстве цифрового развития Белгородской области
В рамках федерального проекта «Государство для людей» команда министерства цифрового развития Белгородской области в текущем году работала над оптимизацией 6 внутренних процессов. Кратко расскажем чего удалось достичь.
1. Закупочная деятельность
Проблемы: инициаторы закупок до 50% времени тратят на поиск правил и актуальных форм; смежные отделы перекладывают ответственность на контрактную службу; документы возвращают на доработку до 5 раз.
Решения: краткая инструкция и чек-лист самопроверки для инициатора, внутриведомственный порядок подготовки и сопровождения документации, перевод согласования в СЭД «Дело» с возможностью возврата пакета на доработку, правило «трёх возвратов».
Эффект: срок на проблемном этапе — минус 5 рабочих дней, возвраты — с 5 до 1 раза.
2. Экспертиза административных регламентов
Проблемы: сроки экспертизы систематически превышаются, разработчики в ведомствах работают «вслепую» — нет единых требований, шаблонов и контактов экспертов; массовые ошибки и возвраты.
Решения: рекомендации по организации разработки регламентов, актуализация карточек экспертов в СЭД «Дело», примерный административный регламент по действующему законодательству, список ответов на частые вопросы.
Эффект: путь клиента короче на 82 рабочих дня, возвраты — с 3 до 1 раза.
3. Организация и проведение Наблюдательного совета ГАУ БО «МФЦ»
Проблемы: сбор материалов занимает 70% времени секретариата, члены совета получают документы за 3 дня до заседания, версии теряются, протоколы согласуются в бумаге и затягиваются.
Решения: пошаговая инструкция с чек-листами и формами документов, единый справочник контактов, перевод согласования протокола в СЭД «Дело», актуализация Положения о НС (форматы проведения).
Эффект: путь клиента короче на 11 рабочих дней, возвраты — с 5 до 1 раза.
4. Актуализация статистических данных
Проблемы: ручной перенос данных из разных источников, нестандартные форматы от муниципалитетов, отсутствие закреплённого ответственного, подпись «завязана» на руководителе.
Решения: «умный шаблон» Excel с автопроверкой и защитой от ошибок, реестр сбора данных со статусами и напоминаниями, веб-форма с валидацией, право подписи заместителя руководителя.
Эффект:снижение арифметических и методологических ошибок, сокращение возвратов и сроков сбора.
5. Оказание мер поощрения (наградная деятельность)
Проблемы: долгий сбор документов, множество очных визитов для передачи бумаг, ошибки в оформлении и возвраты на доработку (5+ раз), срок процесса — в среднем 31 рабочий день.
Решения: инструкция по оформлению и заполнению документов (6 разделов, 4 формы, 3 алгоритма), актуализация Положения о корпоративных наградах (добавлены чек-лист самопроверки и формы), централизованная база данных о поощрениях (88 поощрений по 63 сотрудникам МЦР), обучение в формате ВКС (15 человек).
Эффект: снижение скорости процесса на 32%, очных визитов — не более 2, возвратов на доработку — не более 1 раза .
6. Запись на личный приём
Проблемы: переносы приёмов, возвраты проектов ответов заявителям на доработку (3+ раза), непрозрачный порядок записи и отсутствие актуальной информации на сайте.
Решения: утверждён порядок по работе с обращениями граждан и организаций (8 разделов, 2 маршрута рассмотрения проекта ответа, 2 чек-листа самопроверки), создана вкладка «Порядок и график приёма граждан» на официальном сайте МЦР.
Эффект: возврат проекта ответа — не более 1.
В настоящее время оптимизация данных процессов находится на завершающей стадии, ждем закрытие проекта для оценки и принятия окончательных результатов.
#государство_для_людей #диалог_с_государством #клиентоцентричность #оптимизацияПроцессов
